○愛川町文書取扱規程
昭和46年3月30日
訓令第3号
目次
第1章 総則(第1条～第9条)
第2章 文書の収受及び配布(第10条～第13条)
第3章 事務の処理
第1節 通則(第14条)
第2節 事務処理の指示(第15条)
第3節 処理案の作成(第16条～第19条)
第4節 文書の回議(第20条～第26条)
第4章 文書の浄書及び発送(第27条～第32条)
第5章 文書の保管(第33条～第43条)
第6章 文書の保存(第44条～第49条)
第7章 文書の廃棄(第50条～第53条)
第8章 補則(第54条・第55条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めるものを除き、愛川町における文書の取扱いについて、必要な事項を定める。
(平11訓令3・一部改正)
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常に整理して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
(1) 部 愛川町部等設置条例(平成元年愛川町条例第2号。以下「部等設置条例」という。)に定める部をいう。
(2) 部長 前号の部の長をいう。
(3) 課 愛川町行政組織及び事務分掌規則(昭和59年愛川町規則第9号)に定める本庁機関の課(部等設置条例に定める室を含む。)をいう。
(4) 課長 前号の課の長をいう。
(5) 文書 事務を処理するため作成される書類、帳簿、伝票、電報又は口頭、電話による事項を記録したもの並びに図面その他の資料等各種の記録すべてをいう。
(昭62訓令2・平元訓令3・平10訓令2・平11訓令2・平21訓令4・平26訓令2・一部改正)
第4条 削除
(昭62訓令2)
(課長等の職務)
第5条 課長、主幹及び副主幹(これらに相当する職を含む。)は、その課及び班における文書事務が、適正かつ円滑に処理されるよう努めなければならない。
(昭62訓令2・平10訓令2・一部改正)
(文書主任)
第6条 課に文書主任を置く。
2 文書主任は、課の庶務担当の主幹又は副主幹をもって充てる。ただし、庶務担当の主幹又は副主幹のいない課においては、課長が指名する職員をもってこれに充てる。
3 課長は、前項の規定により文書主任を指名したとき、又はこれに異動があったときは、速やかに文書主管課長に通知しなければならない。
(昭62訓令2・平10訓令2・平11訓令2・平19訓令3・一部改正)
(文書副主任)
第7条 課の班に文書副主任を置く。
2 文書副主任は、課長が所属職員のうちから指名する。
3 課長は、文書副主任を指名したとき、又はこれに異動があったときは、速やかに文書主管課長に通知しなければならない。
(平11訓令2・全改)
(文書主任等の職務)
第8条 文書主任は上司の命を受け、その課における次に掲げる文書事務に従事する。
(1) 文書主管課から配布された文書の受領及び課内配布に関すること。
(2) 文書事務処理の促進に関すること。
(3) 起案文書の審査に関すること。
(4) ファイル基準表の作成及び修正に関すること。
(5) 文書処理状況の調査に関すること。
(6) 保管文書の移替え及び引継ぎ並びに廃棄に関すること。
(7) その他文書事務の指導及び改善に関すること。
2 文書副主任は、上司の命を受け、その課の班における文書の整理及び保管を行うとともに、文書主任を補助する。
3 文書副主任は、文書主任が不在のときは、第1項各号に掲げる職務を代行する。この場合において、課長は、課に複数の文書副主任が置かれているときは、そのうち1人に当該事務の代行を命ずるものとする。
(平11訓令2・一部改正)
(文書事務の指導及び改善)
第9条 文書主管課長は、各課の文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導及び改善に努めなければならない。
(昭62訓令2・一部改正)
第2章 文書の収受及び配布
(送達文書等の収受)
第10条 到着した文書等は、文書主管課長が収受し、次により各課の文書主任に配布しなければならない。
(2) 書留郵便物は、封をしたまま封皮に町受付印を押し、書留文書交付簿に所要事項を記入し、課に配布する。
(3) 親展文書は、封をしたまま封皮に町受付印を押し、町長又は副町長あてのものを除き課に配布する。
(1) 軽易な刊行物、ポスターその他これらに類するもの
(2) はがきの類
(3) その他文書主管課長が省略を適当と認めたもの
(昭62訓令2・平11訓令2・平19訓令3・平21訓令4・一部改正)
(数課に関連する文書の配布)
第10条の2 数課に関係のある文書は、文書主管課長がその文書の処理に最も関係が深いと認める課に配布しなければならない。
(昭62訓令2・追加)
(文書収受の特例)
第10条の3 定例又は軽易な案件で一時に大量の処理を要する文書は、第10条の規定にかかわらず、あらかじめ文書主管課長の承認を得て、直接課の文書主任が受付印を押し収受することができる。
(昭62訓令2・追加、平11訓令2・一部改正)
(郵便料金未納等の郵便物)
第10条の4 郵便料金未納又は不足の郵便物は、文書主管課長が公務に関するものと認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。
(昭62訓令2・追加)
(各課直送文書の処理)
第11条 文書主管課において収受すべき文書で、出張先等で各課職員が直接受け取った文書は、直ちに文書主管課に回付し、第10条の規定により処理しなければならない。
(誤配布文書等の返付)
第12条 文書主管課から配布を受けた収受文書で、他の課に属するものがあるときは、当該課に直送することなく、直ちに文書主管課に返付しなければならない。
(平11訓令2・一部改正)
(勤務時間外に到着した文書の取扱い)
第13条 勤務時間外に到着した文書は、当直員が受領し、文書主管課長に引き継ぐものとする。
(昭62訓令2・一部改正)
第3章 事務の処理
第1節 通則
(事務処理の原則)
第14条 事務の処理は、文書によって行い、すべて課長が中心となり、事務発生後直ちに着手し、速やかに処理することを原則とする。
2 課長は前項の規定により、遅滞なく処理案を作成し、上司に回議又は回覧するとともに、当該事務の発生から施行に至るまでその処理状況を明確に把握し、たえず事務の迅速な処理に留意しなければならない。
(昭62訓令2・平11訓令2・一部改正)
第2節 事務処理の指示
(収受文書に係る事務処理の指示)
第15条 文書主任は、収受文書の配布を受けたときは、文書を確認し、ファイル基準表に基づき、分類番号、種別を記入し、課長の認印等を受けなければならない。
2 課長は、自ら処理するものを除き、処理担当者を指定し当該文書に係る事務の処理方針を示し、処理担当者へ交付するものとする。
(昭62訓令2・一部改正)
第3節 処理案の作成
(文書の起案)
第16条 処理案は、原則として文書によるものとし、回議用紙を用い次に定めるところにより作成しなければならない。
(1) 別に定める公文例及び用字例により、文意は、正確、簡明かつ平易に記し、字画は明瞭に記載し、もし字句を訂正したときは必ず証印を押さなければならない。
(2) 件名、起案理由、内容説明、根拠法令、予算措置施行の方法、その他参考事項等を記載し、関係文書又は資料を添えなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、定例、軽易なものにあっては、回議用紙を用いず、処理することができる。この場合において、処理案の余白に回議印を押して決裁を受けるものとする。
(平11訓令2・全改)
(記号及び番号)
第17条 文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。ただし、一般文書には番号をつけないものとする。なお、軽易な文書は、記号も省略することができる。
(1) 条例、規則、告示及び訓令の記号は、その区分により「愛川町条例」、「愛川町規則」「愛川町告示」、「愛川町訓令」とし、番号は暦年による一連番号を用いること。
(2) 指令は「愛川町指令」とし、番号はつけない。ただし、特に必要と認める場合は、番号を付すことができる。
(3) その他の文書の記号は、年度に相当する数字の次に町名首字、その次に課の首字を付するものとする。
(4) 前号のほか、この訓令の定めるところにより文書分類番号、文書の保管又は保存期間及び決裁区分を表示しなければならない。
2 前項に定めるもののほか、文書の作成要領は別に定めるところによる。
(平10訓令2・平11訓令2・平25訓令2・一部改正)
(文書の日付)
第18条 文書の日付は、公布又は公表を要する文書については、公布又は公表の日付、その他の文書は、施行の日を用いるものとする。
(昭62訓令2・一部改正)
(特別取扱種類の表示)
第19条 施行上特殊の取扱いを要するものは、その回議文書に親展、書留、速達、はがき等の種類を表示しておかなければならない。
第4節 文書の回議
(決裁区分)
第20条 回議文書には、愛川町事務決裁規程(昭和52年愛川町訓令第3号。以下「事務決裁規程」という。)に基づき、決裁区分を表示し、不要な押印欄は斜線で消すこと。
(昭62訓令2・平11訓令2・一部改正)
(決裁等の順序)
第21条 文書は、決裁の区分に従い関係班員に合議のうえ副主幹、副技幹、主幹、技幹、課長、部長、副町長を経て町長の決裁又は閲覧を受けなければならない。
(昭62訓令2・平元訓令3・平10訓令2・平19訓令3・一部改正)
(代決の表示及び後閲)
第22条 事務決裁規程第9条の規定により代決するときは、決裁責任者の押印欄に押印するとともに「代」の表示をしなければならない。この場合において、軽易なものを除き代決者において「後閲」の表示をし、決裁責任者の登庁後、直ちに閲覧に供しなければならない。
2 前項の規定は、決裁に至るまでの手続過程において合議を受ける者等が不在の場合に準用する。
(平11訓令2・全改)
(合議)
第23条 他の課に関連する処理案は、回議用紙の合議欄に必要な事項を記入し、課長の回議後、関係課の合議に付さなければならない。
2 他課関連事項といえども、あらかじめ他課において異議のないことが明らかなものについては、合議を省略し、いたずらに形式的合議印のみを求めることのないよう留意しなければならない。
3 合議を受けた課においては、他の案件に先立ってこれを検討し、もし検討に日時を要する場合は、その理由を課長に通知しなければならない。
4 合議を受けた事案について意見を異にし、協議が一致しないときは、その意見を添え上司の決裁を受けなければならない。
(昭62訓令2・平11訓令2・一部改正)
(合議の順序)
第23条の2 合議文書は、あらかじめ関係課と十分協議のうえ起案し、次の順序により決裁を受けなければならない。
(1) 課長専決によるものは、課員を経て、他の関係課員及び課長に合議し、課長が決裁する。
(2) 部長専決によるものは、課長を経て、他の関係課員、課長及び部長に合議し、部長が決裁する。
(3) 副町長専決によるものは、部長を経て、他の関係課員、課長及び部長に合議し、副町長が決裁する。
(4) 町長決裁によるものは、部長を経て、他の関係課員、課長及び部長に合議し、副町長を経て、町長が決裁する。
(1) 課長専決によるものは、室員を経て、他の関係課員及び課長に合議し、室長が決裁するものとする。
(2) 部長専決及び副町長専決によるものは、室長を経て、他の関係課員、課長及び部長に合議し、副町長が決裁する。
(3) 町長決裁によるものは、室長を経て、他の関係課員、課長及び部長に合議し、副町長を経て、町長が決裁する。
(平元訓令3・追加、平11訓令2・平19訓令3・平26訓令2・平27訓令2・一部改正)
(条例案等の合議)
第23条の3 次に掲げる回議文書は、課長及び部長の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは、さらに当該関係課の合議を経て、文書主管課長及び文書主管部長に合議し、その審査を受けなければならない。
(1) 条例その他の議会に提出する事案
(2) 規則、告示、公告及び訓令
(3) 法規的性質を有する要綱等で文書主管課長及び文書主管部長が審査の必要があると認めたもの
(昭62訓令2・追加、平元訓令3・旧第23条の2繰下・一部改正、平11訓令2・一部改正)
(持廻り回議)
第24条 回議文書で緊急に処理を要するもの若しくは秘密を要するもの又は重要なもので特に説明を要するもの等にあっては、責任者が自ら携帯して決裁又は閲覧を受けなければならない。
(昭62訓令2・一部改正)
(決裁年月日)
第25条 決裁になった回議文書(以下「原議」という。)には、決裁年月日を記入しなければならない。
(経由文書の取扱い)
第26条 副申を要しない経由文書は、その文書の余白に経由印(第3号図)を押し、経由文書決裁簿により処理する。
(昭62訓令2・一部改正)
第4章 文書の浄書及び発送
(原議の浄書)
第27条 文書の浄書(課で浄書するものを除く。)は、浄書依頼票の要求事項に基づき、文書主管課において行うものとする。
2 前項の規定により文書を浄書する場合において、文書主管課長は、当該文書の書式が別に定める公文例と異なり、又は当該文書の用字用語に誤りを認めたときは、これを訂正できる。
(平11訓令2・全改)
(公印等の押印)
第28条 原議と校合済みの一般文書は、愛川町公印規程(昭和62年愛川町告示第8号)の定めるところにより公印を押印し、必要に応じて、併せて契印を押印するものとする。ただし、軽易な文書(回答、通知及び送付に関する文書に限る。)については、公印を省略することができる。
(昭62訓令2・全改、平11訓令2・一部改正)
(文書の発送)
第29条 発送すべき文書は、課の文書副主任が次により処理し、文書主管課長の指定する時間までに、文書主管課に回付しなければならない。
(1) 郵送による文書は、各課の文書副主任がとりまとめ、郵送補助伝票を作成し、当該郵便物とともに文書主管課に回付しなければならない。
(2) 特殊な取扱いを受けるものについては、封筒表面に書留、速達、親展等の別を明らかにしなければならない。
(3) 神奈川県庁あて逓送の文書は、各課の文書副主任がとりまとめ、文書主管課へ回付するものとし、その取扱いは神奈川県の定めるところによる。
(昭62訓令2・平11訓令2・一部改正)
(発送の処理)
第30条 前条第1号の規定により発送すべき文書が、文書主管課に回付されたときは、郵便物と郵送補助伝票とを照合、点検のうえ、料金後納の方法により処理しなければならない。ただし、これによりがたいときは、郵便切手又は郵便はがきを使用して行うものとする。
(昭62訓令2・一部改正)
(書類の送達)
第31条 文書連絡員をもって送付させるもののうち、金品又は重要な告知書、その他必要あるものは、送達簿に記載してこれに受領印を求めなければならない。
(事務処理の促進)
第32条 各課長は、課の文書処理状況を常に点検し、課の事務の発生・処理状況を把握するとともに処理の遅れている事務について、その促進を図らなければならない。
(昭62訓令2・一部改正、平11訓令2・旧第33条繰上)
第5章 文書の保管
(平11訓令2・全改)
(完結文書)
第33条 完結文書とは、事件の完結した文書をいう。
(平11訓令2・全改)
(完結文書の整理及び保管)
第34条 完結文書は、第39条に規定するファイル基準表に基づき、個別フォルダーによりファイリング・キャビネット(以下「キャビネット」という。)に収納し、整理及び保管しておかなければならない。ただし、帳簿、台帳等でキャビネットに収納することが困難又は適当でないものについては、保管庫、書棚等に収納し、保管することができる。
2 前項の規定により保管した文書は、原則として課において翌年度末日まで保管するものとする。
(平11訓令2・全改)
(未完結文書)
第35条 未完結文書とは、完結文書以外のものをいい、常時使用する台帳等で継続使用しているもの及び協定書等で期間の定めのないものでファイル基準表に常用として定められているものを含む。
(平11訓令2・全改)
(未完結文書の保管)
第36条 未完結文書は、それぞれ担当者が分類整理し、未完結用フォルダー(以下「懸案フォルダー」という。)によりキャビネットに収納し、保管しておかなければならない。ただし、帳簿、台帳等で懸案フォルダーを使用することが困難又は適当でないものについては、バインダー等を使用し、また、帳簿、台帳等でキャビネットに収納し、保管することが困難又は適当でないものについては、保管庫、書棚等により、その所在を明確にして保管することができる。
(平11訓令2・全改)
(秘密文書の保管及び保存)
第37条 秘密を要する文書は、課長が秘密の漏れないように保管又は保存しなければならない。
(平11訓令2・全改)
(分類等の対象文書)
第38条 分類、保管又は保存の対象となる文書は、職員が職務上作成し、又は取得した文書及び図画並びにこれらを撮影したマイクロフィルムとする。ただし、刊行物を除く。
(平11訓令2・全改)
(ファイル基準表)
第39条 文書副主任は、主管事務に係る文書を系統的に管理するため、ファイル基準表を作成しなければならない。
2 ファイル基準表の作成は、年度当初に前年度のファイル基準表を基に仮のファイル基準表を作成し、当該年度末に当該年度のファイル基準表として確定する方法による。
3 文書主任は、年度当初までに、前年度の確定したファイル基準表及び当該年度の仮のファイル基準表を作成し、その写しを文書主管課長に提出しなければならない。
4 ファイル基準表は、次に掲げる事項により作成しなければならない。
(1) 固有事務及び別に定める共通事務に関する文書とを区分する。
(2) 同種の事務に属し、かつ、保管期間又は保存期間を同じくする文書をまとめて個別フォルダーの名称を定める。この場合において、一つの個別フォルダーに含まれる文書の量が多いときは、さらに細分して個別フォルダーを定める。
(3) 同種の事務に属する数個の個別フォルダーをまとめて中見出し(第2ガイド)を、数個の中見出しをまとめて大見出し(第1ガイド)を定める。
(5) 法令等により定められた台帳その他の文書で個別フォルダーに収納することができないものについても、前4号の規定に準じてファイル基準表に定める。
(平11訓令2・全改)
(文書の保管方法)
第40条 文書は、ファイル基準表の区分に従い第1ガイド、第2ガイド及び個別フォルダーの順に文書分類番号を連記し、保管するものとし、原則として、つづり込みをしないで該当個別フォルダーに収納しなければならない。
2 個別フォルダーは、原則として3段式キャビネットにより、現年度分をキャビネットの上2段に、前年度分を下1段に収納するものとする。
3 前項の3段式キャビネットの場合において、原則として上2段に保管する現年度完結文書は、ファイル基準表の定めるところにより、常時使用するものを除き、翌年度当初キャビネット下1段に移し替えるものとする。
4 文書を同一の個別フォルダーに収納するときは、完結年月日の古いものから順にファイルし、最も新しいものが最前に位置するように収納する。
(平11訓令2・全改)
(1) 現年度中限りのもの 0
(2) 保管期間1年のもの 1年
(平11訓令2・全改)
(保管文書の貸出し)
第42条 保管文書の貸出しを受けようとするものは、貸出課の文書主任又は文書副主任に申出て、その承認を得なければならない。
2 文書主任又は文書副主任は、前項の規定により文書を貸出しするときは、保管文書貸出しカードに所定の事項を記入の上、当該文書のあとに当該貸出しカードを入れ、また返還を受けたときは、引換えに当該貸出しカードを出し、返還期日を記入の上、確認印を押印しなければならない。
(平11訓令2・全改)
(保管文書の整理及び点検)
第43条 課の文書主任及び文書副主任は、毎月末、保管文書について、ファイル基準表に基づき、整理及び点検を行わなければならない。
2 文書管理の維持発展を図るため、文書主管課長は、3月に1度各課における保管中の文書の状況について調査し、不備な点がある場合は適切な指示を行うものとする。
(平11訓令2・全改)
第6章 文書の保存
(平11訓令2・全改)
(文書の引継ぎ)
第44条 保管文書の引継ぎは、個別フォルダーに収納したまま第46条第1項の保存期間別に整理の上、引き継がなければならない。この場合において、ファイル基準表に基づき文書引継書兼保存文書台帳(以下「引継書」という。)を保存期間ごとに作成しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、個別フォルダーに収納することができない文書にあっては、別に定めるところにより引き継がなければならない。
3 第1項の場合において、文書主任は文書を精査し、不要な文書は廃棄するものとする。
4 文書主管課長は、第1項の引継ぎを受けたときは、保存期間を審査しなければならない。
(平11訓令2・全改)
(文書の保存)
第45条 文書主管課長は、前条の規定により保管文書の引継ぎを受けたときは、次に掲げる事項により整理するものとする。
(1) 文書保存箱に保存期間、年度及び廃棄年月日を記入する。
(2) 文書保存箱に保存期間ごとに文書保存箱番号を付し、当該番号順に書庫に保存するものとする。
(3) 引継書に文書保存箱番号を記入の上、これを保存文書台帳として必要な期間保管しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、文書保存箱に格納することが不適当なものについては、これに格納しないで保存することができる。
3 文書主管課長は、必要と認めるときは保存文書をマイクロフィルムに撮影し、当該マイクロフィルム文書により保存を行うことができる。
4 マイクロフィルム文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
(平11訓令2・全改)
(文書の保存期間)
第46条 文書の保存期間は、30年、10年、5年、3年の4種類とする。ただし、マイクロフィルム文書の保存期間は永年とする。
3 前項の調査及び点検の結果、法令等に30年を超えた保存期間の定めのある文書、歴史的価値のある文書その他文書主管課長がなお保存の必要があると認めた文書が存在するときは、なおその必要な期間引き続き保存しなければならない。
4 第1項の保存期間は、文書完結の日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(平11訓令2・全改、平13訓令2・一部改正)
(文書の類目)
第47条 文書の保存期間の類目は、おおむね次のとおりとする。
30年に属する文書
(1) 町の基本事項に関する書類
(2) 行政事務の重要施策に関する書類
(3) 町史の資料となる事項
(4) 例規及び令達に関する書類(マイクロフィルムに撮影した原文書は除く。)
(5) 町議会の会議録、議決書その他町議会に関する重要な書類(マイクロフィルムに撮影した原文書は除く。)
(6) 職員の任免及び賞罰に関する書類並びに履歴書
(7) 予算決算及び財産等の重要な財務に関する書類
(8) 町及び関係法人又は私人の権利義務に直接関係する書類
(9) 表彰に関する書類で重要なもの
(10) その他30年保存を必要とする書類
10年に属する文書
(1) 金銭の支払いに関する証拠書類で、特に長期間保存を必要とするもの
(2) 行政執行上必要な統計資料に関する書類
(3) その他10年保存を必要とする書類
5年に属する文書
(1) 主な行政事務の施策に関する書類
(2) 行政執行上参考となる統計資料に関する書類
(3) 金銭出納に関する書類
(4) 町税等各種公課に関する書類
(5) その他5年保存を必要とする書類
(平11訓令2・全改、平13訓令2・一部改正)
(保存文書の貸出し)
第48条 保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとするものは、文書主管課に申出て、その承認を得なければならない。
2 文書主管課は、前項の規定により文書を貸出しするとき、又は返還を受けたときは、保存文書貸出簿に所定の事項を記入し、取扱者は確認印を押印しなければならない。
3 保存文書又は保存箱の貸出期間は、原則として7日以内とする。
4 文書主管課長は、特に必要があると認めたときは、貸出し期間内であっても当該貸出文書の返還を求めることができる。
5 貸出文書は、いかなる理由があっても、他人への貸与、抜取り、書込み、取替え、差替え等をしてはならない。
(平11訓令2・全改)
(保存文書の管理)
第49条 保存文書の書庫は、文書主管課長が管理し、その整理、整とんに努め、常に火災予防に注意しなければならない。
(平11訓令2・全改)
第7章 文書の廃棄
(平11訓令2・全改)
(完結文書の廃棄)
第50条 課長は、完結文書について保管の必要のないものは、直ちに廃棄するものとする。
(平11訓令2・全改)
(保管文書の廃棄)
第51条 保管期間を経過した文書は、文書主任が次に掲げる時期に、課長の決裁を受け廃棄する。
(1) 現年度中限りのもの 現年度終了後文書をキャビネットの下段に移し替えるとき。
(2) 保管期間1年のもの 保管期間満了後文書を文書主管課に引き継ぐとき。
(平11訓令2・全改)
(保存文書の廃棄)
第52条 保存期間を経過した文書(第46条第2項に規定する調査及び点検の結果、引き続き保存することとなった文書は除く。)は、文書主管課長が課長に連絡の上、文書主管部長の決裁を受け廃棄する。
2 文書を廃棄したときは、保存台帳に廃棄年月日を記入しなければならない。
3 第1項の規定にかかわらず、文書の保存期間(30年保存の文書は除く。)を満了しても、なお引続き保存の必要があると認めるときは、さらに保存期間を定めて保存することができる。
4 文書主管課長は、保存中の文書であっても、保存の必要がないと認めるときは、関係課長と協議の上、文書主管部長の決裁を受け廃棄することができる。
(平11訓令2・全改、平13訓令2・一部改正)
(文書廃棄上の注意)
第53条 廃棄文書で他の悪用のおそれのあるもの又は秘密に属するものは、焼却し、切断し、又は溶解しなければならない。
(平11訓令2・全改)
第8章 補則
(平11訓令2・全改)
(様式)
第54条 この訓令の規定により使用する書類の様式は、別に定める。
(平11訓令2・全改)
(委任)
第55条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、別に定める。
(平11訓令2・全改)
附則
1 この訓令は、昭和46年4月1日から施行する。
2 愛川町文書取扱規程(昭和36年愛川町訓令第3号)は、廃止する。
附則(昭和62年5月1日訓令第2号)
1 この訓令は、公表の日から施行する。
2 愛川町マイクロフィルム文書取扱規程(昭和59年愛川町訓令第2号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(平成元年3月30日訓令第3号)
1 この規則は、平成元年4月1日から施行する。
2 愛川町マイクロフィルム文書取扱規程(昭和59年愛川町訓令第2号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(平成10年3月1日訓令第2号)
この訓令は、平成10年4月1日から施行する。
附則(平成11年3月31日訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
(愛川町公用文に関する規程の一部改正)
2 愛川町公用文に関する規程(昭和47年愛川町訓令第2号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(愛川町マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)
3 愛川町マイクロフィルム文書取扱規程(昭和59年愛川町訓令第2号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(平成12年3月31日訓令第1号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成13年4月25日訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、公表の日から施行し、改正後の第46条第1項及び第47条の規定は、平成13年度に行う文書引継ぎの対象となる文書から適用する。
(経過措置)
2 この訓令施行の際、現に改正前の愛川町文書取扱規程の規定により保存期間が永年と設定され、書庫に保存されている文書については、改正後の愛川町文書取扱規程の規定により当該文書の保存期間が30年と設定されたものとみなす。
(愛川町マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)
3 愛川町マイクロフィルム文書取扱規程(昭和59年愛川町訓令第2号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(平成16年4月1日訓令第5号)
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第3号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月30日訓令第4号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月29日訓令第2号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月31日訓令第2号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日訓令第2号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月31日訓令第2号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和元年5月1日訓令第2号)
この訓令は、公表の日から施行する。
(昭62訓令2・全改)
(平29訓令2・全改)
(令元訓令2・全改)
