(目的)

第1条　この訓令は、愛川町における文書の管理の方式としてマイクロフィルムシステムを導入し、マイクロフィルム文書を原文書と同様に取り扱うことについて必要な事項を定め、もって文書事務の合理的な運用を図ることを目的とする。

(用語の意義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(マイクロフィルム文書の作成組織)

第3条　マイクロフィルム文書の作成に関する事務は、文書主管課において行う。

(撮影する文書の範囲)

第4条　マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、条例、規則等の制定及び改廃に関する文書、町議会等の会議録その他文書主管課長が永年保存を必要とする文書で特に認めたものとする。

(マスターフィルム文書の撮影)

第5条　文書主管課長は、文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、当該文書にマスターフィルム(活用フィルム)文書撮影(複製・再撮影・再製)指示書(第1号様式。以下「撮影指示書」という。)を添付し、撮影を指示するものとする。

(マスターフィルム文書の検収)

第6条　文書主管課長は、撮影指示書、原文書、マスターフィルム文書撮影証明書(第2号様式)、検査表及び納品書の引き渡しを受けたときは、当該撮影指示書により撮影の結果を検査し、収納しなければならない。

(マスターフィルム文書証明者)

第7条　本町にマスターフィルム文書証明者(以下「文書証明者」という。)を置く。

(証明の方法)

第8条　証明は、文書証明者が原文書の存在すること及びマスターフィルムの内容と原文書と対照し、その符合することを確認するとともに、マスターフィルム文書証明書(第4号様式)に必要事項を記入のうえ記名押印し、当該マスターフィルム文書証明書をマイクロフィルムに撮影し、当該マイクロフィルムをマスターフィルムの末尾に接合することにより行う。

第9条　削除

(マスターフィルム文書の保存場所等)

第10条　マスターフィルム文書の保存場所は、書庫とし、マイクロフィルム用キャビネットにより保存する。

(定期検査)

第11条　文書主管課長は、前条の規定に基づき保存されているマスターフィルム文書について定期的に検査し、その結果をマスターフィルム(活用フィルム)文書台帳に記入しなければならない。

(再撮影及び再製)

第12条　前条第3項の規定により原文書を再撮影するときは、原文書に撮影指示書を添付し、再撮影を指示する。

(マスターフィルム文書の閲覧及び複写)

第13条　マスターフィルム文書の閲覧及び複写は、認めない。ただし、文書主管課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。

(マスターフィルム文書の貸出禁止)

第14条　マスターフィルム文書は、貸し出さないものとする。ただし、文書主管課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。

第15条　削除

(活用フィルム文書の撮影及び複製)

第16条　第5条及び第6条の規定は、活用フィルム文書の撮影及び複製について準用する。

(活用フィルム文書の保管及び利用)

第17条　活用フィルム文書の保管場所は、当該活用フィルム文書の主管課とする。

(原文書の廃棄)

第18条　原文書の廃棄については、文書取扱規程第46条の規定にかかわらず、文書主管課長が関係課長に連絡のうえ、廃棄するものとする。

(委任)

第19条　この訓令の施行について必要な事項は、別に定める。